AYDIN İLİ VE İLÇELERİ EĞİTİM, ARAŞTIRMA VE YARDIM VAKFI

BURS BAŞVURUSU KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Aydın İli ve İlçeleri Eğitim, Araştırma ve Yardım Vakfı (“Vakıf”) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.

Adres: Merkez Efendi Mah. Mevlana Cad. Tercüman Sitesi No: A10/18, Zeytinburnu / İstanbul
E-posta: aydinvakfi@aydinvakfi.org.tr
İnternet Sitesi: www.aydinvakfi.org.tr

2. İşlenen Kişisel Veriler

Burs başvurunuz kapsamında, başvuru formunda tarafınızca paylaşılan aşağıdaki kişisel veriler işlenebilmektedir:

• Kimlik Bilgileri: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, doğum yeri, cinsiyet ve benzeri kimlik bilgileri,

• İletişim Bilgileri: Adres, cep telefonu, diğer telefon numaraları ve e-posta adresi,

• Eğitim Bilgileri: Üniversite, fakülte/bölüm, sınıf ve eğitim durumuna ilişkin bilgiler,

• Aile Bilgileri: Anne ve baba bilgileri, aile durumu, kardeş sayısı, aile adresi ve aileye ilişkin başvuru kapsamında talep edilen diğer bilgiler,

• Mali Bilgiler: Başvuru sahibinin ve ailesinin gelir durumu, çalışma durumu, konut durumu, burs veya benzeri mali destek bilgileri,

• Başvuru ve Değerlendirme Bilgileri: Başka bir kurumdan burs alınıp alınmadığı, yetenekler, hobiler, başvuru kapsamında verilen açıklamalar ve burs değerlendirmesine ilişkin kayıtlar,

• Referans Bilgileri: Başvuru sahibi tarafından bildirilen referans kişilerin ad, soyad, telefon ve/veya adres bilgileri,

• Görsel Veriler: Burs başvurusu kapsamında yüklenen fotoğraf,

• İşlem Güvenliği Bilgileri: İnternet sitesi üzerinden yapılan başvurunun güvenliğinin ve kayıt bütünlüğünün sağlanması amacıyla sistem tarafından oluşturulan teknik kayıtlar.

Başvuru sonrasında burs almaya hak kazanan adaylardan, burs sürecinin yürütülmesi ve gerekli kontrollerin yapılabilmesi amacıyla ayrıca belge veya bilgi talep edilmesi hâlinde, bu belgelerde yer alan kişisel veriler de ilgili mevzuat ve KVKK hükümlerine uygun olarak işlenebilir.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz;

• burs başvurularının alınması ve kayıt altına alınması,

• başvuru sahibinin burs başvuru şartlarını taşıyıp taşımadığının belirlenmesi,

• mükerrer veya gerçeğe aykırı başvuruların önlenmesi,

• burs başvurularının Vakıf Burs Komitesi ve/veya yetkili organları tarafından değerlendirilmesi,

• adayların eğitim ve ekonomik durumlarının değerlendirilmesi,

• burs almaya hak kazanan adayların belirlenmesi,

• başvuru sonuçlarının başvuru sahiplerine bildirilmesi,

• gerekli görülmesi hâlinde başvuru bilgilerinin doğrulanması ve destekleyici belgelerin talep edilmesi,

• bursiyerlerle iletişim kurulması,

• burs tahsis, ödeme, takip ve bursiyerlik süreçlerinin yürütülmesi,

• Vakfın burs faaliyetlerine ilişkin kayıtlarının tutulması,

• yetkili kamu kurum ve kuruluşlarından gelen hukuka uygun taleplerin karşılanması,

• hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve gerektiğinde bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması

amaçlarıyla işlenmektedir.

4. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz; Vakfın internet sitesinde yer alan burs başvuru formunun doldurulması, elektronik ortamda belge veya fotoğraf yüklenmesi, e-posta yoluyla Vakıf ile iletişim kurulması ve gerektiğinde başvuru sonrasında Vakfa iletilen bilgi ve belgeler aracılığıyla elektronik veya fiziksel yöntemlerle elde edilmektedir.

Kişisel verileriniz, KVKK'nın 5'inci maddesinde belirtilen;

• veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması,

• bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması ve

• ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Vakfın burs faaliyetlerini ve burs başvurularının değerlendirilmesini yürütebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması kapsamında veri sorumlusunun meşru menfaatinin bulunması

hukuki sebeplerine dayanılarak, işleme amacıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işlenmektedir.

Başvuru veya bursiyerlik sürecinde KVKK'nın 6'ncı maddesi kapsamında özel nitelikli kişisel veri niteliğinde bir bilgi veya belgenin işlenmesinin gerekmesi hâlinde, söz konusu veriler ancak KVKK'da belirtilen işleme şartlarından uygun olanının bulunması ve gerekli idari ve teknik tedbirlerin alınması hâlinde işlenecektir.

5. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz; burs başvurusunun değerlendirilmesi ve burs süreçlerinin yürütülmesi amacıyla Vakıf bünyesinde görevli ve erişim yetkisi bulunan kişiler, Burs Komitesi ve Vakfın ilgili yetkili organları ile sınırlı olarak paylaşılabilir.

Ayrıca kişisel verileriniz, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi veya hukuken yetkili makamların usulüne uygun taleplerinin karşılanması amacıyla yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile adli makamlarla paylaşılabilir.

İnternet sitesi, sunucu, barındırma, yedekleme ve bilgi teknolojileri hizmetlerinin yürütülmesi kapsamında kişisel verilere erişmesi zorunlu olan hizmet sağlayıcılarla yalnızca hizmetin gerektirdiği ölçüde ve gerekli veri güvenliği tedbirleri alınarak paylaşım yapılabilir.

Kişisel veriler, burs başvurusunun değerlendirilmesiyle ilgisi bulunmayan kişi veya kuruluşlarla paylaşılmaz ve ticari reklam veya pazarlama amacıyla kullanılmaz.

6. Kişisel Verilerin Saklanması

Kişisel verileriniz, burs başvurusunun değerlendirilmesi ve burs sürecinin yürütülmesi için gerekli olan süre boyunca; burs almaya hak kazanılması hâlinde ise bursiyerlik ilişkisinin devamı ve ilgili hukuki yükümlülüklerin gerektirdiği süre boyunca saklanır.

Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması ve ilgili mevzuat uyarınca saklanmalarını gerektiren başka bir hukuki yükümlülük bulunmaması hâlinde kişisel veriler, KVKK ve ilgili mevzuata uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

7. Referans ve Diğer Üçüncü Kişilere Ait Bilgiler

Başvuru formunda aile bireyleri veya referans gösterilen kişilere ait kişisel bilgilerin paylaşılması hâlinde, başvuru sahibinin bu bilgileri yalnızca burs başvurusunun değerlendirilmesi amacıyla ve doğru olarak paylaşması beklenmektedir.

Vakıf tarafından söz konusu kişilerle iletişime geçilmesi veya bu kişilere ait verilerin doğrudan kendilerinden elde edilmemesi hâlinde, KVKK ve ilgili mevzuatta öngörülen durumlarda gerekli bilgilendirme ayrıca yapılır.

8. KVKK Kapsamındaki Haklarınız

KVKK'nın 11'inci maddesi uyarınca Vakfa başvurarak;

• kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

• kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

• kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

• kişisel verilerinizin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

• eksik veya yanlış işlenen kişisel verilerinizin düzeltilmesini isteme,

• Kanunda öngörülen şartların oluşması hâlinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

• düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

• işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi sonucunda aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

• kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

9. Başvuru Yöntemi

KVKK kapsamındaki taleplerinizi;

Aydın İli ve İlçeleri Eğitim, Araştırma ve Yardım Vakfı
Merkez Efendi Mah. Mevlana Cad. Tercüman Sitesi No: A10/18
Zeytinburnu / İstanbul

adresine yazılı olarak gönderebilir veya Vakfa daha önce bildirdiğiniz ve Vakıf sisteminde kayıtlı bulunan e-posta adresiniz üzerinden aydinvakfi@aydinvakfi.org.tr adresine iletebilirsiniz.

Başvurunuzda ad-soyad, T.C. kimlik numarası, iletişim bilgileri ve talebinizin açık şekilde belirtilmesi; gerektiğinde kimliğinizi doğrulamaya yarayan ek bilgi veya belgelerin sunulması gerekmektedir.

Başvurular, KVKK'nın 13'üncü maddesi kapsamında talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içerisinde sonuçlandırılır.